Informace o zpracování osobních údajů

AIRSTOP.CZ, s.r.o. se sídlem Praha 2, Lublaňská 40, PSČ 120 00, IČO: 273 74 513, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 109285 (dále jen „AIRSTOP“ či „správce“)
jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých služeb (služby cestovní agentury, tj. zprostředkování zájezdů pro cestovní kancelář (pořadatele) a doplňkové služby související s touto činností – vše dále také jen jako „služby“) zpracovávají osobní údaje svých zákazníků, dalších osob dotčených poskytovanou službou či osob, se kterými má AIRSTOP smluvní vztah, popř. zájemců o poskytnutí služby (společně také jen „subjekt údajů“ či „Vy“).

Účelem tohoto dokumentu je poskytnout Vám jako subjektu údajů informace zejména o následujícím:
- jaké osobní údaje AIRSTOP zpracovává a k jakým účelům,
- jakým způsobem AIRSTOP osobní údaje zpracovává,
- komu AIRSTOP osobní údaje předává,
- jaká jsou Vaše práva ve vztahu k zpracovávaným osobním údajům a ke společnosti AIRSTOP.

1. Totožnost a kontaktní údaje správců

Správcem je osoba, která bude Vaše osobní údaje zpracovávat.

Správce: AIRSTOP.CZ, s.r.o.
Adresa: Praha 2, Lublaňská 40, PSČ 120 00, Česká republika
Telefonní číslo: +420 227 072 600
E-mailová adresa: info@airstop.cz
Adresa internetových stránek: www.airstop.cz

Při uplatnění práv, popř. pokud subjekt údajů bude chtít některé informace vysvětlit, tak může kontaktovat společnost AIRSTOP prostřednictvím těchto údajů.

2. Osobní údaje, účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracováníZpracování osobních údajů je nezbytné pro jednání o smluvním vztahu, pro plnění povinností ze smluvního vztahu, pro splnění povinností dle právních předpisů, jakož i pro účely identifikace subjektu údajů. Při uzavření smlouvy či poskytnutí služby některé osobní údaje či dokumenty poskytujete správci povinně. Bez poskytnutí požadovaných osobních údajů nelze smluvní vztah uzavřít či v něm pokračovat (resp. poskytnout příslušnou službu).

2.1 Pojem zpracování osobních údajů
Pojem zpracování osobních údajů zahrnuje jakoukoliv operaci nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

2.2 Kategorie osobních údajůAIRSTOP zpracovává následující kategorie osobních údajů:
- identifikační a obdobné údaje subjektu údajů (dle povahy poskytované služby - jméno, příjmení, titul, datum narození (u podnikatele i obchodní firmu, IČO a sídlo), státní příslušnost, druh a čísla dokladů totožnosti a jiných úředních dokladů, kontaktní adresa, e-mail, telefon, případně podobizny / obrazové snímky);
- podpis;
- případně další osobní údaje.

2.3 Právní základ pro zpracování
Aby AIRSTOP mohl zpracovávat osobní údaje, musí mít právní titul, na jejichž základě lze osobní údaje zpracovávat. Každé zpracování osobního údaje má tedy svůj účel. Účely zpracování osobních údajů se rozdělují následovně:
- účely, k nimž není vyžadován souhlas subjektu údajů – jedná se zejména o zpracování, které je nezbytné pro (i) splnění smlouvy či jiného právního jednání (poskytnutí služby), (ii) splnění právní povinnosti správce a (iii) účely oprávněných zájmů správce;
- účely, pro které lze osobní údaje zpracovávat jen na základě souhlasu subjektu údajů.

2.4 Zpracování osobních údajů k účelům, k nimž není vyžadován souhlas subjektů údajů
Zpracování osobních údajů bez souhlasu subjektu údajů je možné mimo jiné v následujících případech:
- zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy či jiného právního jednání (poskytnutí služby);
- zpracování, které je nezbytné ke splnění právní povinnosti správce;
- zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce.

2.4.1 Zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy či jiného právního jednání
Aby bylo možné uzavřít smluvní vztah a zajišťovat plnění vzájemných práv a povinnosti (tj. plnit příslušnou smlouvu a poskytnout požadovanou službu), je nutné zpracovávat osobní údaje uvedené zejména v žádosti o příslušnou službu, v návrhu smlouvy, ve smlouvě (či v jiném právním jednání) a dalších dokladech předaných či předložených správci v souvislosti s poskytnutím služby). K takovému zpracování osobních údajů není třeba souhlasu subjektu údajů.
Zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro splnění smlouvy společností AIRSTOP, je zejména prováděno pro tyto účely:
- identifikace subjektu údajů;
- schválení uzavření smlouvy / objednávky;
- jednání o uzavření smlouvy nebo o její změně;
- realizace smluvního vztahu (zejména tedy pro poskytování služeb správcem včetně zpracovávání dokladů správcem);
- provádění evidence a aktualizace smluv;
- uchovávání dat v systémech správce;
- předávání osobních údajů třetím osobám či subjektům, které správce využívá pro plnění smluvních povinností, tj. zejména:
- pojišťovnám, se kterými budou / byly uzavřeny pojistné smlouvy ohledně pojištění (zejména cestovního pojištění) (viz také cestovní smlouva/přihláška);
- cestovním kancelářím – pořadatelům zájezdu (viz také cestovní smlouva/přihláška);
- osobám, prostřednictvím kterých správce poskytuje své služby či které správce využívá při poskytování služeb (např. poskytovatel rezervačního systému).

2.4.2 Zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti společnosti AIRSTOP
Při uzavření a trvání smluvního vztahu (resp. při poskytnutí služby) je nutné zjišťovat a zpracovávat osobní údaje z důvodu plnění povinností stanovených právními předpisy. K takovému zpracování osobních údajů není třeba souhlasu subjektu údajů.
Zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro účely plnění povinností společností AIRSTOP, je zejména prováděno pro tyto účely:
- plnění daňových a účetních povinností (včetně související archivační povinnosti);
- součinnost s orgány státní správy (např. policie);

2.4.3 Zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti AIRSTOP
Při uzavření a trvání smluvního vztahu (poskytování služby) je nutné zpracovávat osobní údaje pro účely oprávněných zájmů správce. K takovému zpracování osobních údajů není třeba souhlasu subjektu údajů.
Zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmu společnosti AIRSTOP, je zejména prováděno pro tyto účely:
- vymáhání právních nároků z příslušného právního jednání včetně vymáhání pohledávek mimosoudní cestou a předávání osobních údajů třetím osobám, které správce pro tyto účely využívá;
- prověřování skutečností týkajících se posouzení možnosti získat požadovanou službu a posouzení schopnosti plnit veškeré povinnosti související s poskytnutím služby;
- prokázání, že správce při poskytování svých služeb jednal v souladu s právními předpisy či nejlepší praxí;
- prevence a řízení rizik (např. předcházení podvodům, ochrana před zneužitím služeb);
- správa IT;
- provádění marketingových činností (přímý marketing) ohledně služeb a produktů nabízených správcem;
- vnitřní potřeby správce týkající se zejména sledování spokojenosti subjektu údajů, zjišťování kvality služeb, zvyšování kvality poskytovaných služeb, vývoj nových služeb, zpracování osobních údajů pro administrativní účely a případné předávání osobních údajů třetím osobám, které správce pro tyto účely využívá.

2.5 Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů
Zpracování osobních údajů, které pro AIRSTOP nevyplývá z právních předpisů, může být prováděno jen se souhlasem subjektu údajů. Poskytnutí takového souhlasu je zcela na rozhodnutí subjektu údajů. Poskytl-li / poskytne-li subjekt údajů souhlas se zpracováním osobních údajů, jsou / budou účely zpracování a doba zpracování uvedeny v souhlasu nebo v těchto informacích o zpracování osobních údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu se uděluje na 5 let.

2.5.1 Recenze služeb
Zákazníci AIRSTOP mohou prostřednictvím věrnostního programu na webových stránkách AIRSTOP zveřejnit své hodnocení poskytnutých služeb včetně svého jména, příjmení a případně také fotografií, které mohou obsahovat osobní údaje, zejména podobizny osob (dále jen „recenze“). Zpracování osobních údajů obsažených v recenzi je prováděno na základě souhlasu subjektu údajů, který je udělen před odesláním recenze. Souhlas se zpracováním osobních údajů obsažených v recenzi se uděluje na 5 let. V rámci udělení souhlasu subjekt údajů prohlašuje, že je oprávněn předat AIRSTOP osobní údaje třetích osob, které mohou být obsaženy v recenzi.
Osobní údaje v recenzi mohou být zveřejněna na internetových stránkách AIRSTOP po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů. V případě, že subjekt údajů svůj souhlas odvolá, odstraní AIRSTOP osobní údaje z recenze na internetových stránkách nejpozději do 30 dnů ode dne doručení odvolání souhlasu. AIRSTOP nepředává recenze dalším příjemcům osobních údajů.

2.6 Komunikace se zákazníkem
Pokud subjekt údajů komunikuje se společností AIRSTOP prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím telefonu, e-mailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí, zpracovává společnost AIRSTOP záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek telefonických hovorů z titulu uzavření, změn nebo plnění smlouvy (tedy bez Vašeho souhlasu), především za účelem:
- evidence a vyřízení požadavku (objednávky) subjektu údajů;
- změna objednaných služeb;
- informování zákazníka o plnění smlouvy (např. sdělení důležitých informací ohledně zakoupeného zájezdu);
- potvrzení plateb;
- ochrana práv společnosti AIRSTOP ze smlouvy.
Pro tyto účely společnost AIRSTOP uchovává záznamy komunikace po dobu 1 roku od ukončení poskytování zprostředkovaných služeb.
V případě, že společnost AIRSTOP komunikuje se subjekty údajů za účelem zvyšování kvality zprostředkovaných služeb, požádá o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, přičemž záznamy komunikace jsou uchovávány po dobu 1 roku.

3. Kategorie příjemců / příjemci osobních údajů
Osobní údaje mohou být zpřístupněny / předány třetím osobám, a to zejména (kategorie příjemců):
a. osobám v rámci plnění povinností stanovených správci právními předpisy, např.
- soudy, orgány činné v trestním řízení, správci daně, soudní exekutoři;
- Úřad pro ochranu osobních údajů, Česká obchodní inspekce či jiné orgány dohledu v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí;
- letecké společnosti v rámci plnění povinností plynoucích z bezpečnostních opatření při cestách do Spojených států amerických;
b. osobám, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a oprávněných zájmů správce, např.
- soudy, rozhodčí soudy, soudní exekutoři v rozsahu nezbytném pro uplatnění nároků správce;
- osoby, které správce pověřil vymáháním nároků ze smluv či jiného právního jednání (právní kanceláře);
- osoby v rámci skupiny (koncernu) AIRSTOP.CZ, která zahrnuje následující společnosti: AIRSTOP.CZ, s.r.o. (IČO: 273 74 513) a AIRSTOP.SK, s.r.o. se sídlem Konventná 7, Bratislava, PSČ 811 03, Slovenská republika (IČO: 467 22 955) (dále jen „skupina AIRSTOP.CZ“).
c. osobám v rámci plnění smluvních povinností, včetně realizace práv ze smluvních vztahů, např.:
- cestovní kanceláře – pořadatelé zájezdu;
- pojišťovny, které sjednávají příslušná pojištění (zejména cestovní pojištění). Správcem osobních údajů ve vztahu k Pojistné smlouvě je Allianz pojišťovna, a.s., se sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 18600, IČ: 47115971. Podrobné informace o zpracování osobních údajů (zejména o účelech, době, rozsahu nebo způsobu práce s nimi) jsou k nalezení na stránkách www.allianz.cz/ochrana-udaju;
- osoby, prostřednictvím kterých správce poskytuje své služby či které správce využívá při poskytování služeb (např. poskytovatel rezervačního systému);
- zastupitelské úřady a agentury zprostředkovávající vydávání cestovních víz a obdobných dokladů – v rámci plnění smluvních povinností zajišťuje AIRSTOP na žádost svých zákazníků vydání cestovních víz a obdobných dokladů; za tímto účelem mohou být osobní údaje, včetně kopií cestovních dokladů a dalších nezbytných dokumentů, zasílány k dalšímu zpracování do tzv. třetích zemí, tedy mimo Evropskou unii; zasílání uvedených podkladů probíhá zpravidla elektronickou formou;
- osoby v rámci skupiny AIRSTOP.CZ;
d. osobám, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny / předány na základě souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů, např.:
- osoby, kterým jsou osobní údaje předávány pro účely marketingového zpracování.

4. Doba uložení osobních údajů
Správce uchovává osobní údaje po dobu 5 let od skončení cestovní služby nebo od ukončení smluvního vztahu, nestanoví-li právní předpisy dobu uložení osobních údajů delší. Zpracovává-li však správce osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů, je doba uložení osobních údajů uvedena v příslušeném souhlasu se zpracováním osobních údajů.
V případě, že k uzavření smluvního vztahu nedojde, činí doba uložení osobních údajů 1 rok, nestanoví-li právní předpisy dobu uložení osobních údajů delší.

5. Práva subjektu údajů
Subjekt údajů má za podmínek stanovených právními předpisy právo:
- požadovat od správce přístup k osobním údajům (tj. zejména od správce požadovat informaci o tom, jaké osobní údaje správce o subjektu údajů zpracovává), jejich opravu a výmaz, popřípadě omezení jejich zpracování;
- na přenositelnost osobních údajů k jinému správci, je-li to technicky proveditelné;
- je-li zpracování osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů, kdykoliv tento souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat;
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud osobní údaje nejsou zpracovávány na základě uděleného souhlasu (včetně zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu na základě právního titulu oprávněného zájmu);
Uvedená práva může subjekt uplatňovat prostřednictvím údajů uvedených v čl. 1. tohoto dokumentu.
Subjekt údajů je dále oprávněn podat proti správci stížnost u dozorového úřadu – Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (webová schránka úřadu: www.uoou.cz).